Book'n'Bowl
Käyttöohje

Sisältö

Mikä on Book'n'Bowl?

Book'n'Bowl on erityisesti keilahallien tarpeisiin kehitetty tietoverkossa toimiva ajanvarausjärjestelmä. Se sisältää keilahallin henkilökunnan käyttöön tarkoitetun varauskirjanpidon ja asiakkaiden hallinnan, sekä julkisen internet-osuuden, jonka avulla rekisteröidyt asiakkaat voivat tehdä varauksia kotoaan tai työpaikaltaan kaikkina vuorokaudenaikoina.

Järjestelmän rakenne

Järjestelmä koostuu kolmesta osasta. Tietoverkon kautta käytettävä varauspalvelin sijaitsee Siivekäs Kotka Oy:n toimitiloissa. Keilahallin henkilökunta käyttää varausjärjestelmää omilta, verkkoon kytketyiltä työasemiltaan hallintakäyttöliittymän avulla, ja verkkoasiakkaat kytkeytyvät varauspalvelimeen niin ikään omilta tietokoneiltaan, ja voivat tarkastaa varaustilanteen ja tehdä uusia varauksia julkisen käyttöliittymän kautta. Varausjärjestelmän julkinen osuus on yleensä yhdistetty osaksi keilahallin verkkosivuja.

Järjestelmän käyttö ei edellytä mitään erityistä siihen kytkeytyviltä työasemilta - normaali koti- tai toimistokäyttöön tarkoitettu Windows-työasema riittää mainiosti. Sujuva käyttö keilahallilta käsin edellyttää jatkuvasti käytössä olevaa laajakaistayhteyttä, mutta verkkoasiakkaat voivat hyvin käyttää järjestelmää myös puhelinverkon kautta modeemin avulla. Varausjärjestelmän julkinen osuus on suunniteltu niin, että se toimii tyydyttäväsi kaikilla tavallisimmilla verkkoselainohjelmilla ilman mitään erityisiä asetuksia tai lisäohjelmia. Hallintakäyttöliittymän yhteydessä tarvittavat asetukset on kuvattu liitteessä 1.

Jos luet tätä käyttöohjetta verkon kautta, voit kokeilla samalla siinä kuvattuja toimintoja osoitteessa https://www.wingyeagle.com/booking/ (käyttäjätunnus demo, salasana demo. Lue kuitenkin ensin kohta Selaimen asetukset keilahallissa ja tee siinä kuvatut asetukset ennen kuin avaat yhteyden, jotta sovellus toimisi moitteettomasti.

Keilahallin käyttöliittymä

Selaimen käynnistys

Varausjärjestelmän käyttöliittymänä toimii verkkoselainohjelma, Windows-käyttöjärjestelmällä varustetuissa tietokoneissa yleensä Microsoft Internet Explorer™. Varausjärjestelmään kytkeydytään kirjoittamalla seuraava osoite selaimen osoitekenttään (huomaa, että etuliite on https:// normaalin http://:n sijasta)

https://www.wingyeagle.com/booking/

...jolloin selaimen näyttöön tulee

Kirjautuminen

Varausjärjestelmän käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Keilahallilla on käytössään pääkäyttäjätunnus, joka luovutetaan järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Tämän tunnuksen avulla voidaan lisätä uusia tunnuksia henkilökuntaa ja asiakkaita varten.

Järjestelmään kirjaudutaan painamalla aloitusnäytön vasemmalla puolella olevaa Kirjaudu-nappia, ja kirjoittamalla nyt ilmestyviin kenttiin käyttäjätunnus ja salasana.

Tämän jälkeen painetaan Hyväksy. Jos syötetyt tunnukset ovat oikeat, päästään järjestelmän päävalikkoon, muussa tapauksessa näytölle tulee viesti, joka kehottaa antamaan tunnukset uudelleen. Tunnuksia annettaessa täytyy huomioida, että isot ja pienet kirjaimet katsotaan eri merkeiksi. Jos siis oikea salasana on esimerkiksi Salasana, syötteet salasana ja SALASANA eivät kelpaa.

Käyttöliittymän toimintaperiaate

Käyttöliittymän toimintaperiaate on se, että näytön vasemmalla puolella näkyvillä painonapeilla valitaan kulloinkin haluttu toiminto, ja näytön oikealla puolella näkyvät kuhunkin toimintoon liittyvät tiedot ja niiden käsittelyyn liittyvät kentät. Näytön vasemmassa yläkulmassa näkyy, kuka järjestelmään on kirjautuneena sisään, ja siellä olevalla Sulje-napilla järjestelmästä voidaan kirjautua ulos milloin hyvänsä. On hyvä käytäntö sulkea käyttöliittymä aina, kun tietokoneen äärestä poistutaan pitemmäksi aikaa. Näytön yläreunassa näkyy kunkin toiminnon otsikkoteksti.

Päävalikosta pääsee seuraavin toimintoihin:

Verkkosovellusten yleiseen tapaan käyttöliittymä toimii parhaiten hiiren avulla.

Varauskirja

Varauskirja on järjestelmän keskeisin osa. Sen salliminen, että asiakkaat voivat itse tehdä varauksia verkon välityksellä, edellyttää että myös kaikki muut varaukset tehdään tällä sovelluksella varauskirjaan, koska muuten voisi syntyä päällekkäisiä varauksia. Book'n'Bowl varauskirjan tarkoitus on korvata täysin perinteinen käsin ylläpidetty varauskirja ja siten helpottaa keilahallilla tehtävää työtä.

Varauskirjan perusnäytöllä näkyy yhden päivän varaustilanne. Näytön yläosassa näkyy kellonaika jolloin näkyvissä oleva varaustilanne oli voimassa. Kun varauskirja on auki, näytöllä näkyvät tiedot päivittyvät automaattisesti kymmenen minuutin välein, jolloin mahdolliset asiakkaiden verkon kautta tekemät varaukset tulevat kirjalle näkyviin. Järjestelmä huolehtii myös siitä, että päällekkäisiä varauksia ei ole mahdollista tehdä, vaikka varaukset sattuisivat tulemaan eri tahoilta samalla hetkellä - varauspyynnöt jonotetaan, joten ne eivät voi mennä päällekkäin.

Varauskirjan yläosassa ovat näkyvissä päivämäärä ja painonapit, joiden avulla voidaan siirtyä edelliseen ja seuraavaan päivään. Tämän alla näkyvät keilaradat taulukon muodossa esitettynä ja voimassa olevat varaukset. Kunkin asiakkaan varaus on merkitty omalla värillään ja asiakkaan nimen alkukirjaimella. Taulukon alapuolella on kellonajan mukaan järjestetty lista, jossa näkyvät samat varaukset samoilla väreillä merkittyinä, sekä asiakkaiden koko nimi, varattujen ratojen lukumäärä, vapaana olevien ratojen lukumäärä ja kuhunkin varaukseen mahdollisesti liittyvä vapaamuotoinen viesti.

Uuden varauksen tekeminen

Uusi varaus tehdään valitsemalla ratataulukosta hiirellä ne vapaana olevat radat, jotka halutaan varata. Vapaana olevat radat ja ajat näkyvät taulukossa valkoisina ruutuina. Jos halutaan varata vain yksi rata lyhimmäksi mahdolliseksi ajaksi, riittää yksi hiiren klikkaus, muussa tapauksessa täytyy klikata varattavan alueen vastakkaisia nurkkia. Varattavat ruudut muuttuvat silloin mustiksi, ja valikossa oleva Tee varaus-painonappi herää henkiin.

Taulukosta voi valita vain suorakaiteen muotoisia, yhtenäisiä alueita. Jos keilahalli on niin täynnä, että riittävän suurta yhtenäistä aluetta ei löydy, riittää kun valitsee yhden vapaan ruudun ja antaa varattavien ratojen lukumäärän vasta seuraavassa vaiheessa. Järjestelmä sijoittelee varauksen automaattisesti vapaana oleville radoille ja jakaa sen tarvittaessa osiin.

Kun Tee varaus-nappia painetaan, näytön alaosaan ilmestyy lomake, johon annetaan varausta koskevat yksityiskohtaiset tiedot:

Useimmissa kentissä on valmiina hiirellä tehdystä valinnasta saadut tiedot: varauksen alkamis- ja päättymisajankohta, varattavien ratojen lukumäärä ja radat jotka halutaan varata. Varauksen tekemiseksi riittääkin useimmiten valita asiakas, jolle varaus tehdään.

Järjestelmässä on kahdenlaisia varauksia: asiakasrekisterissä olevien asiakkaiden tekemiä, sekä "satunnaisten kävijöiden" varauksia. Jos asiakas on asiakasrekisterissä, asiakkaan nimi voidaan valita Asiakas-tekstin vieressä olevasta valintalaatikosta:

Suurin osa varauksista on kuitenkin satunnaisten kävijöiden tekemiä, eikä heidän tietojaan välttämättä löydy asiakasrekisteristä. Nämä varaukset kirjataan kirjoittamalla asiakkaan nimi Etsi/Lisää-tekstin alla olevaan kenttään.

Etsi/Lisää-kentästä poistutaan painamalla TAB-näppäintä (näppäimistön vasemmassa reunassa oleva näppäin, jossa on yleensä kaksi nuolta vastakkaisiin suuntiin). Tällöin kirjoituskohta siirtyy Viesti-kenttään, johon voidaan kirjoittaa varausta koskevaa lisätietoa.

Etsi/Lisää-kenttää voidaan käyttää myös tietojen hakemiseen asiakasrekisteristä. Jos etsitään esimerkiksi Antti-nimistä henkilöä, riittää kun hakukenttään kirjoitetaan Antti ja painetaan TAB Silloin etsintäkentän alle ilmestyy lista kaikista asiakasrekisterissä olevista henkilöistä, joiden nimessä esiintyy merkkijono Antti.

Jos etsitty henkilö on joku listassa esiintyvistä, asiakas voidaan valita klikkaamalla hiirellä oikeaa nimeä, joka siirtyy silloin Asiakas-kenttään. Jos sen sijaan varaus halutaan tehdä satunnaiselle asiakkaalle nimeltään Antti, voidaan jatkaa suoraan varauksen hyväksyntään. Kun Asiakas-kentässä on teksti (Valitse asiakas), varaus kirjautuu satunnaiselle Antti-nimiselle asiakkalle eikä kenellekään asiakasrekisterissä olevalle henkilölle.

Kun kaikki varaukseen liittyvät tiedot on kirjattu talteen, painetaan päävalikossa olevaa Hyväksy-nappia. Jos varauksen tekeminen halutaan jostain syystä keskeyttää, se voidaan tehdä painamalla Takaisin-nappia.

Voimassa olevan varauksen muuttaminen

Jo tehtyä varausta voidaan muuttaa valitsemalla hiirellä varauskirjan alaosassa näkyvästä listasta asiakkaan nimi. Tällöin näytön alaosaan ilmestyy varauslomake hieman eri näköisenä:

Tehtyä varausta ei voi siirtää toiselle asiakkaalle, joten asiakkaan valintaan liityvät kentät ovat näkymättömissä. Varausta ei myöskään voi siirtää toiselle päivälle. Jos näitä tietoja halutaan muuttaa, olemassaoleva varaus täytyy perua ja tehdä kokonaan uusi varaus.

Olemassaolevan varauksen alkamis- ja päättymisajankohtaa saman päivän sisällä voidaan muuttaa, kuten myös ratojen lukumäärää, sijoittelua radoille ja varaukseen liittyvää viestiä. Klikkaamalla asiakkaan nimeä tässä lomakkeessa päästään katsomaan saman asiakkaan muita varauksia.

Olemassaolevan varauksen voi kokonaan peruuttaa valitsemalla päävalikosta Peruuta varaus.

Varausten sijoittelu radoille

Yksinkertaisin tapa sijoitella varaukset radoille on valita radat heti varausta tehtäessä. Järjestelmä muistaa, mitkä radat valittiin, ja pitää varauksen näillä radoilla ellei toisin komenneta. Joskus voi kuitenkin käydä niin, että jäljellä ei ole enää yhtenäistä aluetta, vaikka ratoja olisi muuten vapaana. Silloin järjestelmä voidaan komentaa sijoittelemaan varaukset automaattisesti radoille niin, että kaikki varaukset säilyvät mahdollisimman yhtenäisinä.

Otetaan esimerkiksi tällainen varaustilanne:

Aikavälillä 17-19 on vapaana kahdeksan rataa, mutta ne eivät muodosta yhtenäistä aluetta. Jos nyt halutaan varata kahdeksan rataa ajalle 18:00 - 20:00

...käy näin:

Jos varaus, joka on merkitty P-kirjaimella (P niinkuin Paavo Perälampi) ei ole vielä alkanut, se kannattaa nyt vapauttaa järjestelmän sijoiteltavaksi. Tämä voidaan tehdä joko suoraan varauslistasta pyyhkimällä Radat-kenttä tyhjäksi, tai valitsemalla varaus ja painamalla varauksen muokkauslomakkeella Vapauta-nappia. Nyt järjestelmä sijoittelee varaukset uudelleen niin, että jokainen varaaja saa yhtenäisen alueen ja jäljellä oleva vapaa alue on mahdollisimman yhtenäinen.

Sijoittelun voi tehdä myös käsin syöttämällä kunkin varauksen kohdalle Radat-kenttään vasemmanpuolimmaisen radan numero ja painamalla TAB-näppäintä. Järjestelmä ei salli kahden varauksen sijoittamista päällekkäin samalle radalle.

Luonnollisesti vain sellaisia varauksia, jotka eivät ole vielä alkaneet, voi siirtää. Järjestelmä lukitsee myös vapaasti kelluvat varaukset radoille yhtä tuntia ennen kuin varaukset alkavat, minkä jälkeen ne eivät enää liiku ellei niitä siirretä käsin. Asiakkaiden verkon kautta tekemät varaukset liikkuvat varaustilanteen mukaan vapaasti kunnes niiden alkamiseen on tunti aikaa.

Viikko- ja kuukausinäkymät

Varauskirjaa on mahdollista selata päivä kerrallaan. Jotta kauempana tulevaisuudessa oleviin päiviin voitaisiin siirtyä nopeasti, sitä voidaan selata myös viikko tai vuosi kerrallaan. Tämä tehdään Varauskirjalla olevia Viikkotilanne- ja Kalenteri-nappeja käyttämällä.

Viikkonäkymästä päästään kyseisen päivän varauskirjaan valitsemalla hiirellä "lukujärjestyksen" ylärivillä oleva painonappi, ja kalenterista vastaavasti haluttu päivä.

Asiakastietojen hallinta

Valitsemalla päävalikosta Asiakkaat, saadaan näkyviin lista järjestelmään pysyvästi talletetuista asiakastiedoista.

Järjestelmään talletetut henkilötiedot on jaettu neljään eri ryhmään, sen mukaan mitkä toiminnot on sallittu:

Kustakin asiakkaasta on talletettu yhteystiedot. Erityisesti verkkoasiakkaiden kohdalla on syytä huolehtia, että yhteystiedot ovat kunnossa, jotta verkkotunnuksen ilkivaltaiselta käytöltä ja voidaan välttyä. Jos asiakas on luovuttanut sähköpostiosoitteensa, hänelle voidaan lähettää automaattisesti asiakaskirjeitä sähköpostitse - edellyttäen että asiakas on antanut tähän luvan.

Olemassaolevia asiakastietoja voidaan tarkastella ja muuttaa valitsemalla hiirellä asiakkaan nimi listalta. Uusi asiakas perustetaan Lisää uusi asiakas-napilla. Kummassakin tapauksessa näytölle tulee seuraavan näköinen lomake

Lomakkeella voidaan muuttaa asiakkaan tietoja ja asiakkaan tyyppiä: tavallinen asiakas voidaan esimerkiksi korottaa verkkoasiakkaaksi. Muutokset tallettuvat Talleta-napilla. Asiakaslista-napilla päästään takaisin asiakaslistalle.

Asiakkaan tietoja ei voi poistaa, jos asiakas on joskus tehnyt yhdenkin varauksen. Jos listaa halutaan siivota, asiakas voidaan muuttaa väliaikaiseksi, jolloin hän häviää listalta ja poistuu aikaan järjestelmän muistista.

Järjestelmä antaa asiakkaalle lisäyksen yhteydessä automaattisesti käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätunnus on satunnaisesti valittu viisinumeroinen luku, ja salasana satunnaisesti valittu kuusi merkkiä pitkä merkkijono, jossa voi esiintyä numeroita yhdestä yhdeksään ja isoja kirjaimia väliltä A..Z (nolla (0) ei esiinny salasanassa, jotta se ei sekaantuisi isoon O-kirjaimeen). Näiden tunnusten avulla asiakas voi tehdä itse varauksia verkon kautta, jos asiakkaalla on verkkoasiakkaan oikeudet.

Asiakkaan tiedoista päästään edelleen tarkastelemaan asiakkaan voimassa olevia varauksia Varaukset-napilla. Tällä näytöllä näkyvät vain valitulle asiakkaalle tehdyt varaukset.

Varauksia on kahdenlaisia: kertavarauksia ja toistuvaisvarauksia. Toistuvaisvaraukselle määritellään alku- ja loppupäivä, viikonpäivä, kellonaika ja muut tiedot lomakkeella, jolle päästää joko Uusi vakiovuoro-napilla tai valitsemalla Muuta olemassaolevalle vakiovuorolle.

Vakiovuoro voi toistua viikoittain tai kahden viikon välein. Kun vakiovuoromääritys talletetaan, järjestelmä tekee automaattisesti sitä vastaavat kertavaraukset. Jos vakiovuoromääritystä jostain syystä muutetaan tämän jälkeen, siihen liittyvät kertavaraukset muuttuvat vastaavasti.

Kun vakiovuoromääritys talletetaan, järjestelmä näyttää listan sitä vastaavista kertavarauksista. Jos käy niin, että varausta ei voi tehdä jollekin päivälle koska riittävästi ratoja ei ole vapaana, tästä annetaan varoitus. Nämä tapaukset täytyy sitten sopia asiakkaan kanssa erikseen.

Tiedotteet ja kirjeet

Tiedotteet

Varausjärjestelmän julkinen osuus on yleensä aina sijoitettu osaksi keilahallin tavanomaisia verkkosivuja. Siinä tapauksessa, että verkkosivut ovat Siivekäs Kotka Oy:n hoidossa, voi varausjärjestelmän kautta laatia sivuille myös ajankohtaisia tiedotteita. Esimerkkinä Järvenpään keilahallin Ajankohtaista-sivu

 http://www.jarvenpaankeilahalli.net/

Tiedotteet voivat olla joko pysyväistiedotteita tai määräaikaisia. Jos tiedotteelle on määritelty vanhenemisaika, se poistuu verkkosivujen tiedotteista kun vanhenemisaika kuluu umpeen.

Tiedotteet laaditaan päävalikoin Tiedotteet toiminnon kautta. Kullekin tiedotteelle annetaan otsikko, ja se koostuu lyhyestä tiivistelmästä sekä varsinaisesta tiedotetekstistä.

Tiedotteiden ulkoasun viimeistelyssä on mahdollista käyttää HTML-muotoilukieltä valitsemalla tekstin tyypiksi HTML. Teksti-ikkunaan voidaan myös kopioida valmiita HTML-sivuja jostain muusta ohjelmasta leikkaa+liitä toiminnolla. Toisaalta on mahdollista myös kirjoittaa tiedote aivan tavanomaisesti käyttämällä vakiolevyistä kirjastintyyppiä. Tällöin tekstin tyypiksi valitaan joko Teksti, kiinteä fontti,

jolloin ulkoasu on
 tämän näköinen

tai Teksti, suhteellinen fontti,

jolloin lopputulos näyttää suurin piirtein tältä.

Julkaise-toiminnolla verkkosivuille luodaan uudet ajankohtaista-sivut, jonne järjestelmään määritellyt tiedotteet kopioidaan muotoiltuna halutulla tavalla.

Jotta tiedotteiden laadinta yhdistyisi saumattomasti osaksi keilahallin normaalien sivujen ylläpitoa, täytyy näiden välille järjestää yhteys. Vaivattominta tämä on, jos myös www-sivut ovat Siivekäs Kotka Oy:n ylläpidettävinä (katso Keilahallin www-sivujen ylläpito).

Kirjeet

Kun käyttäjälle annetaan oikeus tehdä varauksia verkon kautta, täytyy hänelle ilmoittaa varausjärjestelmän verkko-osoite ja käyttäjätunnukset. Tätä varten järjestelmä sisältää ominaisuuden, jonka avulla voidaan helposti luodaka tulostaa asiakasrekisteriin perustuvia kirjeitä. Uudelle asiakkalle lähetettävä liittymiskirje voisi olla esimerkiksi seuraavan näköinen

Kirjeet määritellään päävalikon Kirjeet-toiminnolla, jonka kautta voidaan tehdä myös massatulostuksia ja sähköpostituksia.

Kirjeen tekstissä voidaan käyttää kysymysmerkein ympäröityjä avainsanoja, jotka korvataan kirjeitä tulostettaessa kunkin asiakkaan tai keilahallin vastaavilla tiedoilla. Tällä tavoin kullekin asiakkaalle voidaan lähettää omanlaisensa kirje. Nämä avainsanat ovat

?DATE? Kuluva päivämäärä
?TIME? Tulostushetki
?NAME? Asiakkaan nimi
?LOGIN_ID? Asiakkaan kirjautumistunnus
?LOGIN_PWD? Asiakkaan kirjautumissalasana
?ADDRESS? Asiakkaan katuosoite
?ZIP? Asiakkaan postinumero
?CITY? Asiakkaan asuinpaikkakunta
?TELEPHONE? Asiakkaan puhelinnumero
?FAX? Asiakkaan fax-numero
?EMAIL? Asiakkaan sähköpostiosoite
?SENDER_NAME? Keilahallin nimi
?SENDER_TAXID? Keilahallin Y-tunnus
?SENDER_ADDRESS? Keilahallin katuosoite
?SENDER_ZIP? Keilahallin postinumero
?SENDER_CITY? Keilahallin sijaintipaikkakunta
?SENDER_TELEPHONE? Keilahallin puhelinnumero
?SENDER_FAX? Keilahallin fax-numero
?SENDER_EMAIL? Keilahallin sähköpostiosoite

Kirjeen ulkoasu voidaan määritellä HTML-kielen avulla samalla tavalla kuin tiedotteissa, tai se voidaan kirjoittaa perinteiseen tapaan ikään kuin kirjoituskoneella tai kopioida olemassa olevasta dokumentista leikkaa+liitä-toiminnolla. Olemassaolevia kirjeitä voi muokata valitsemalla haluttu kirje listalta.

Kuten tiedotteisiin, myös kirjeisiin liittyy voimassaoloaika. Kirjeet-listassa näkyvät vain ne kirjeet, joiden voimassaoloaika ei ole vielä kulunut umpeen.

Yllä näkyvä esimerkkikirje on tehty seuraavanlaisella määrittelyllä (käytä kopioi-liitä toimintoa ottaaksesi tämän uuden kirjeen pohjaksi).

<div align="left" style="font-size:10">
?SENDER_NAME?<br>
?SENDER_ADDRESS?<br>
?SENDER_ZIP? ?SENDER_CITY?<br>
<blockquote style="font-size:14">
?NAME?<br>
?ADDRESS?<br>
?ZIP? ?CITY?<br>
</blockquote>
</div>

<span style="font-size:12;font-family:Arial">

<p>Hyvä asiakkaamme!
<p> 
<p>Tervetuloa Demokeilahallin nettiasiakkaaksi.
 Nyt voit varata itsellesi keilausvuoron silloin kun haluat ja missä vain oletkin,
 kunhan käytössäsi on internet-yhteys.</p>
<p> 
<p>Varausjärjestelmämme löytyy verkko-osoitteesta
 http://www.keilaamaan.net. Jotta voit tehdä varauksia, sinun täytyy kirjautua
 järjestelmään sisään seuraavilla tunnuksilla:

<blockquote>
Käyttäjätunnus: <b>?LOGIN_ID?</b><br>
Salasana: <b>?LOGIN_PWD?</b> 
</blockquote>

<p>Säilytä nämä tunnukset varmassa paikassa, jotta kukaan muu ei pääse
 tekemään nimissäsi varauksia. Lisätietoja järjestelmän käytöstä sekä yhteystietomme
 löydät myös verkkosivuiltamme.
<p> 
<p>Viihtyisiä keilailuhetkiä toivottaen

<div align="right">
Teemu Tirehtööri<br>
Demokeilailu Oy
</div>

Yksinkertaisemmin sama voidaan tehdä ilman muotoilukieltä valitsemalla tekstin tyypiksi "Teksti, kiinteä fontti":

?SENDER_NAME?                                  Helsinki ?DATE?
?SENDER_ADDRESS?
?SENDER_ZIP? ?SENDER_CITY?

     ?NAME?
     ?ADDRESS?
     ?ZIP? ?CITY?

     Hyvä asiakkaamme!
 
     Tervetuloa Demokeilahallin nettiasiakkaaksi. Nyt voit varata 
     itsellesi keilausvuoron silloin kun haluat ja missä vain oletkin, 
     kunhan käytössäsi on internet-yhteys.

     Varausjärjestelmämme löytyy verkko-osoitteesta 

        http://www.keilaamaan.net 

     Jotta voit tehdä varauksia, sinun täytyy kirjautua järjestelmään 
     seuraavilla tunnuksilla:

        Käyttäjätunnus: ?LOGIN_ID?
        Salasana:       ?LOGIN_PWD? 

     Säilytä nämä tunnukset varmassa paikassa, jotta kukaan muu ei 
     pääse tekemään nimissäsi varauksia. Lisätietoja järjestelmän 
     käytöstä sekä yhteystietomme löydät myös verkkosivuiltamme.
 
     Viihtyisiä keilailuhetkiä toivottaen

                                                   Teemu Tirehtööri
                                                    Demokeilailu Oy

Kuhunkin kirjeeseen liittyy kohderyhmä, jolle kirje on tarkoitettu. Mahdollisia kohderyhmiä ovat tavalliset asiakkaat, verkkoasiakkaat tai henkilökunta. Kirjeitä voidaan tulostaa kahdella tavalla. Kirjeet -toiminnossa voidaan tulostaa kirje kaikille niille kohderyhmän asiakkaille, joille samaa kirjettä ei ole vielä aikaisemmin tulostettu. Toisaalta asiakastietojen käsittelyn kautta voidaan tulostaa kirje yksittäiselle asiakkaalle, esimerkiksi silloin kun asiakas lisätään järjestelmään.

Kirjeiden tulostaminen kirjoittimelle tapahtuu verkoselaimen normaaleja tulostustoimintoja käyttämällä.

Kirjeitä voidaan tulostaa massatulostuksen avulla vain niille asiakkaille, joiden osoitetiedot on määritelty asiakasrekisterissä (vähintään katuosoitteen, postinumeron ja asuinkunnan pitää olla määritelty). Jos kirjeen kohderyhmässä on asiakkaita, joiden osoitetiedot ovat puutteelliset, kirjettä ei tulosteta eikä merkitä heille tulostetuksi, ja se voidaan tulostaa myöhemmin kun osoitetiedot on täydennetty. Asiakaskäsittelyn kautta voidaan kuitenkin tulostaa kirje kenelle tahansa kohderyhmään kuuluvalle asiakkaalle. Tämä tapahtuu Asiakkaan kirjeet-toiminnon avulla painamalla Nyt -nappia halutun kirjeen kohdalla.

Myös jo kerran tulostettu kirje voidaan tulostaa uudelleen yksittäiselle asiakkaalle Merkitse tulostettavaksi-otsikon alla olevalla Nyt-napilla.

Julkinen käyttöliittymä

Verkkoasiakkaiden käytössä oleva julkinen käyttöliittymä on pyritty suunnittelemaan mahdollisimman helppokäyttöiseksi. Perusnäyttö muistuttaa koululaisen lukujärjestystä: kunkin tunnin kohdalla näkyy vapaana olevien ratojen lukumäärä. Jos yhtään rataa ei ole vapaana, sillä kohdalla lukee "Täynnä".

Tämä näyttö on kenen tahansa nähtävissä, mutta vain verkkoasiakkaaksi rekisteröidyt käyttäjät voivat kirjautua sisään tehdäkseen uusia varauksia. Tämä tapahtuu kirjoittamalla liitymiskirjeessä ilmoitetut käyttäjätunnus ja salasana näytön alareunassa oleviin kenttiin ja painamalla Go!-nappia, jolloin näkyviin tuleet seuraava näyttö

...ja sitä automaattisesti muutaman sekunnin kuluttua seuraava näyttö. (Näyttöjen vaihtuminen automaattisesti edellyttää JavaScript-ominaisuuden sallimista selaimessa. Koska se usein on tietoturvasyistä estetty, näytöt eivät välttämättä vaihdu automaattisesti, jolloin näytöltä toiselle täytyy siirtyä painonappien avulla.)

Kun käyttäjä on kirjautunut sisään, hän näkee vapaiden ratojen lukumäärän lisäksi omat voimassaolevat varauksensa oransseissa soluissa. Solussa vasemmalla oleva luku on asiakkaan varaamien ratojen lukumäärä, ja oikealla on niiden ratojen lukumäärä, jotka ovat samaan aikaan vapaana. vapaiden ratojen lukumäärä. Asiakas voi tehdä uuden varauksen valitsemalla hiirellä halutut solut tai syöttämällä päivämäärän ja kellonajan niille varattuihin kenttiin.

Päivämäärän voi syöttää myös muodossa 15.8.2003 tai vain 15.8.

Go!-napilla päästään edelleen lomakkeelle, jossa annetaan varattavien ratojen lukumäärä ja mahdollinen varausta kuvaava viesti.

Sisään kirjauduttuaan asiakas voi myös muuttaa tai peruuttaa jo tehtyjä varauksia. Lisäksi asiakas voi katsella ja täydentää omia henkilötietojaan.

Hallintatoiminnot

Hallintatoimintojen avulla määritellään asiakasyrityksen yhteystiedot, joita käytetään esimerkiksi kirjeiden tulostuksessa. Lisäksi tällä käyttöliittymällä määritellään keilaratojen määrä ja keilahallin aukioloajat. Jotta varauksia voisi tehdä, täytyy aukioloaikojen määrittelyn yhteydessä luoda kalenteri esimerkiksi vuodeksi eteenpäin. Varauksia ei voi tehdä eikä vakiovuoroja määritellä kauemmaksi tulevaisuuteen kuin kalenteri ulottuu.

Selaimen asetukset keilahallissa

Keilahallin hallintasovellus käyttää SSL-suojattua yhteyttä (siksi https://... normaalin http://...:n sijasta, tämä tarkoittaa mm. sitä että kaikki linjalla kulkeva tieto on salakirjoitettu), ja sen toimiminen edellyttää JavaScript ominaisuuden sallimista. Nykyisessä turvattomassa internetissä selainten oletusasetukset ovat yleensä sellaiset, että ne eivät salli SSL-yhteyksiä tuntemattomiin kohteisiin ilman varoituksia eivätkä mahdollista JavaScript-ominaisuutta kuin erikseen määritellyissä osoitteissa.

Suojaussertifikaatin asentaminen

https://-yhteyksiä on mahdollista ottaa ilman mitään lisäasetuksia, mutta silloin yhteyttä ottavan tietokoneen näytölle tulee jokaisella yhteydenottokerralla seuraava varoitus:

Varoituksesta pääsee ohi valitsemalla Haluatko jatkaa...Kyllä. Varoitus voidaan kuitenkin saada pysyvästi pois asentamalla Siivekäs Kotka Oy:n ns. juurisertifikaatti tietokoneeseen. Näin selaimelle kerrotaan että se voi luottaa Siivekäs Kotka Oy:n allekirjoittamiin suojaussertifikaatteihin.

Asennus tapahtuu avaamalla linkki

http://www.wingyeagle.com/ssl/wingyeagle.cacert

Tällöin näytölle tulevat seuraavat varoitukset ja tiedotukset:

...valitaan Avaa...

...valitaan Asenna sertifikaatti...

...valitaan Seuraava...

...valitaan Seuraava...

...valitaan Valmis...

...valitaan Kyllä...

...ja lopussa kiitos seisoo.

Vaikka varoituksessa sanotaan, että tiedosto voi sisältää konetta vahingoittavaa koodia, näin ei asiallisesti ottaen ole. Sen sijaan asentamalla juurisertifikaatin otat sen riskin, että Siivekäs Kotka Oy tai joku, joka varastaa Siivekäs Kotka Oy:n juurisertifikaatin avaimen, voi tehtailla harhautusmielessä väärennettyjä sertifikaatteja ohjatakseen esimerkiksi verkkopankille tarkoitetut yhteydenotot omalle palvelimelleen ja vakoillakseen näin annettuja tietoja. Pelkkä sertifikaatin väärentäminen ei kuitenkaan riitä, vaan lisäksi tietomurtajan pitää uskotella tietokoneellesi, että käyttämäsi pankkiyhteyden palvelin on muuttanut toiseen, murtajan käyttämään osoitteeseen, ja että otat pankkiyhteyden sellaiselta tietokoneelta, jolta ei koskaan aikaisemmin ole otettu yhteyttä kyseiseen pankkipalvelimeen, koska muuten selain varoittaa sertifikaatin muuttumisesta. Vaikka tällainen ns. Man-in-the-middle tietomurto on varsin vaikea toteuttaa, sellainen on tiettävästi tehty pohjoismaissa ainakin yhden kerran julkisia pankkiyhteyksiä vastaan. Sellaisiin verkkoselaimen antamiin varoituksiin, joissa puhutaan sertifikaateista, on siis syytä suhtautua huolellisesti.

Tässä nimenomaisessa tapauksessa riski ei ole kovin suuri, koska Siivekäs Kotka Oy ei harrasta sertifikaattien väärentämistä, ei pidä juurisertifikaattinsa avainta sellaisessa paikassa, josta se olisi helppo varastaa, ja avain on joka tapauksessa suojattu vaikeasti arvattavalla salasanalla, jota ei ole kirjoitettu tietokoneen näyttöön liimattuun lappuun. Selaimessa on lisäksi tehdasasetuksena joka tapauksessa kymmenien eri yhtiöiden sertifikaatit valmiiksi asennettuna.

JavaScript-ominaisuuden salliminen

Internet Explorer-selaimessa JavaScript-asetus saadaan päälle vaivattomimmin määrittelemällä käytetty osoite https://www.wingyeagle.com/ luotetuksi, jolloin siihen ei sovelleta yhtä tiukkoja turvarajoituksia kuin tuntemattomiin osoitteisiin. Tämä tapahtuu selainohjelman Työkalut -> Internet asetukset valikosta:

Valitaan Sivustot...-toiminto, ja lisätään luotettujen palvelinten listaan https://www.wingyeagle.com/.

JavaScript-asetus voidaan laittaa myös erikseen päälle Työkalut -> Internet-asetukset -> Suojaus -> Mukautettu taso-toiminnolla

Suojattujen sivujen talletuksen esto

Tietyissä Internet Explorer-ohjelman versioissa on virheitä, joiden vuoksi ne saattavat tallettaa sellaisiakin sivuja väliaikaiseen työmuistiinsa eli ns. välimuistiinsa, joiden ei pitäisi sinne mennä. Tästä aiheutuu se ongelma, että kaikki verkkosovellukset eivät toimi normaalisti, ja lisäksi sivuilla oleva arkaluontoinen tieto voi olla asiattomien luettavissa välimuistista.

Tämän vuoksi asetus Älä tallenna salattuja sivuja levylle on syytä tarkistaa Työkalut -> Internet-asetukset -> Lisäasetukset-toiminnolla ja laittaa asetus päälle, ellei se jo ole päällä.

Kun nämä asetukset on tehty, hallintasovelluksen pitäisi toimia normaalisti.

Keilahallin verkkosivujen ylläpito

Hosting-palvelun periaatteet

Siivekäs Kotka Oy tarjoaa asiakkailleen Book'n'Bowl-järjestelmän yhteydessä myös verkkosivujen hosting-palvelua, jolloin keilahallin sivut löytyvät yleensä omasta domain-osoitteestaan (http://www.jokukeilahalli.fi) tai alihakemistosta keilaamaan.fi-osoitteen alta (http://www.keilaamaan.fi/jokukeilahalli/). Tämä helpottaa erityisesti varausjärjestelmän kautta tehtävää www-sivujen ylläpitoa "Tiedote"-toiminnon avulla, sekä tietenkin varausjärjestelmän julkisen osuuden yhdistämistä osaksi perinteisiä www-sivuja.

Jos keilahallin verkkosivut ovat Siivekäs Kotka Oy:n hoidossa, asiakkaalla on mahdollisuus ylläpitää niitä itse tai antaa ylläpito kolmannen osapuolen hoidettavaksi. Uudet versiot sivuista päivitetään normaaliin tapaan siirtämällä ne tiedostonsiirtoohjelmalla Siivekäs Kotka Oy:n palvelimelle. Tietoturvan takaamiseksi siirto ei kuitenkaan tapahdu yleisimmin käytetyllä ftp-tiedostonsiirrolla, vaan sen sijaan käytössä on SSH-protokollaan perustuva suojattu tiedostonsiirtotapa.

Kunkin keilahallin verkkosivuista on olemassa kaksi eri versiota, jotka ovat yleensä www ja dev-etuliitteisissä osoitteissa. Näistä ensimmäinen - esimerkiksi http://www.jokukeilahalli.fi/ - sisältää verkkosivujen julkaistun version, joka on tarkoitettu keilahallin asiakkaiden ja muiden internetin käyttäjien nähtäväksi. Osoitteessa http://dev.jokukeilahalli.fi/ on tällöin sivujen testiversio, joka on tarkoitettu ensisijaisesti verkkosivujen ylläpitäjän koekentäksi. Kun sivuja päivitetään alla kuvatulla tavalla, uudet versiot siirtyvät nimenomaan tämän testiosoitteen osoittamaan paikkaan. Siten verkkosivujen ylläpitäjällä on vielä erikseen mahdollisuus varmistua, että tehdyt muutokset toimivat tarkoitetulla tavalla, ennen kuin muutokset kopioidaan virallisen, yleisesti tiedossa olevan osoitteen osoittamaan paikkaan. Testatut uudet sivut julkaistaan virallisessa osoitteessa kun sivujen ylläpitäjä pyytää Siivekäs Kotka Oy:ltä näin tehtäväksi, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@keilaamaan.fi. Sivujen julkaisu kuuluu osana hosting-palveluun, eikä siitä peritä erikseen maksua.

Nämä molemmat osoitteet ovat samalla tavalla julkisesti nähtävissä, sillä poikkeuksella että testiversiot sisältävä palvelin saattaa joskus olla pois käytöstä. Myös itse varausjärjestelmä on vastaavalla tavalla olemassa kahtena kappaleen osoitteissa https://www.wingyeagle.com/booking/ (tai https://www.keilaamaan.fi/booking/) ja http://dev.keilaamaan.fi/booking/. Nämä varausjärjestelmät ovat toisistaan täysin erilliset, eikä niissä ole samoja tietoja - jälkimmäinen on tarkoitettu vain varausjärjestelmän uusien versioiden testaamiseen.

Jotta internetin käyttäjät eivät vahingossa eksyisi testisivuille, missä tiedot eivät välttämättä pidä paikkaansa, ei niiden olemassaolosta kannata kertoa asiaankuulumattomille.

Verkkosivujen päivitys

Verkkosivujen päivitystä varten tarvitaan siirto-ohjelma, joka tukee SSH-tiedostonsiirtoprotokollaa. Windows-käyttöjärjestelmä ei valitettavasti sisällä valmiiksi tällaista, joten se pitää erikseen hankkia ja asentaa. Tarkoitukseen on saatavana esimerkiksi seuraavat vapaasti kopioitavat ohjelmat

Näistä WinSCP on ehkä helpoin käyttää. PSCP puolestaan on kätevä esimerkiksi komentojonoista käytettäväksi. Lisäksi on olemassa kaupallisia siirto-ohjelmia, joista mainittakoon seuraavat suomalaisyhtiöiden tuotteet

PuTTY-ohjelmien käyttöohjeet

PuTTY-ohjelmista tiedostojen päivitykseen voi käyttää joko pscp-ohjelmaa, jolla on helppo kopioida useita tiedostoja tai kokonaisia hakemistoja suoraan komentoriviltä, tai psftp-ohjelmaa, jonka käyttöliittymä on samanlainen kuin tutun komentoriviltä toimivan ftp-ohjelman ja siis helppo käyttää sille, joka on aikaisemmin käyttänyt ftp-komentoriviohjelmaa.

Verkkosivujen testiversiot sijaitsevat osoitteessa dev.keilaamaan.fi. Yhteyden ottamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana, jonka keilahalli on saanut solmiessaan palvelusopimuksen. Yhteys otetaan porttiin 8008. Yhteys syntyy suoraan siihen hakemistoon, jossa keilahallin sivut ovat. Koko sivusto voidaan kopioida omalle tietokoneelle komennolla

pscp -unsafe -r -P 8008 tunnus@dev.keilaamaan.fi:* c:\hakemistoon\

... jossa tunnus-tekstin kohdalle laitetaan ylläpitoa varten annettu käyttäjätunnus. Vastaavasti kaikki sivut voidaan päivittää komennolla

pscp -r -P 8008 c:\hakemistosta\*.* tunnus@dev.keilaamaan.fi:

Molempien komentojen yhteydessä komento kysyy ensin salasanaa, joka on annettava näppäimistöltä.

Yksittäisiä tiedostoja voidaan kopioida niiden nimen avulla näin:

REM Omalta koneelta palvelimelle
pscp -P 8008 c:\mywebdir\index.html tunnus@dev.keilaamaan.fi:index.html

REM Palvelimelta omalle koneelle
pscp -P 8008 tunnus@dev.keilaamaan.fi:index.html c:\mywebdir\index.html

sftp-ohjelmaa käytetään antamalla komentorivillä käyttäjätunnus, palvelimen nimi ja portti:

psftp -P 8008 tunnus@dev.keilaamaan.fi

...minkä jälkeen normaalit ftp-komennot get, put yms. ovat käytettävissä.

Kun yhteys otetaan ensimmäisen kerran, ohjelmat tulostavat seuraavan ilmoituksen

The server's host key is not cached in the registry. You
have no guarantee that the server is the computer you
think it is.
The server's key fingerprint is:
1024 d2:6b:c8:b1:b3:53:1b:a7:a1:a4:e9:60:66:58:ea:8b
If you trust this host, enter "y" to add the key to
PuTTY's cache and carry on connecting.
If you want to carry on connecting just once, without
adding the key to the cache, enter "n".
If you do not trust this host, press Return to abandon the
connection.
Store key in cache? (y/n)

Tämä tarkoittaa suomeksi sitä, että ohjelma haluaa saada varmuuden siitä, että palvelin, johon yhteys on saatu, on oikea. Koska www-sivut ovat joka tapauksessa julkista materiaalia, tietoturvan suhteen ei tässä tarvitse liioitella ja riittää vastata y. Tarkka käyttäjä voi toki tarkistaa, onko ilmoitettu "server's key fingerprint" sama kuin yllä olevassa tekstissä.

Näin siis Windows-ympäristössä. Linux-ympäristössä vastaavat komennot ovat scp ja sftp, jotka kuuluvat OpenSSH-pakettiin. Niiden toimintaperiaate on samanlainen.

Verkkosivujen ylläpidossa huomioitavaa

Useimmat verkkosivujen laatijat käyttävät jotain Windows-ympäristössä toimivaa graafista muotoiluohjelmaa (frontpage, dreamweaver tms.), jolla sivut luodaan ensiksi oman tietokoneen kiintolevylle, testataan paikallisesti ja siirretään sitten varsinaiseen verkkopalvelimeen. Näin meneteltäessä on syytä huomioida muutamia seikkoja, jotka voivat aiheuttaa ongelmia sivujen toimivuudessa: